診療予約システム導入のメリット

病院やクリニックが診療予約システムを導入するのは、患者さんの利便性を高めるなど、サービス向上の一環と考えている方も多いでしょう。実際は、患者さんだけではなく病院側にも様々なメリットがあり、病院経営の向上を図ることも可能です。

診療予約システムを導入すると、なぜ病院経営へメリットをもたらすことにつながるのか、その理由についてご紹介いたします。

再診率の向上

待ち時間は、実際の時間よりも長く感じるものです。あとどのくらい待てばよいのかがわかれば、待ち時間の不満が軽くなるケースが見られます。診療予約システムが導入されていると待ち時間がわかり、予約システムによって待ち時間そのものが導入前よりも短くなります。待ち時間や呼ばれる順番などの不満やトラブルが減るだけでなく、患者さんの満足度が上がるのです。満足度が上がれば、再診率も向上するでしょう。待ち時間の負担軽減だけでなく、WEBサイトから24時間予約が可能になることで忙しい方も予約を入れやすくなるため、ここでも再診率の向上につながると考えられます。

待合室の状況把握

病院のスタッフは、診療予約システムで予約の状況を確認することで、待合室の状況や残りの診察人数を把握することができます。患者さんから待ち時間の質問があった際に返答に困ることがなく、人数を把握できるため診療のペースをコントロールするなど、状況に合わせた診療ができます。

院内感染のリスク軽減

待ち時間が短くなれば、一人ひとりの患者さんが院内に滞在する時間も減ります。体調のよくない方が待合室に集まると、院内感染を起こすリスクが高くなります。しかし、診療予約システムを導入すれば、予約した時間の直前に待合室に入ればよいため、待合室の人数が減ります。待合室で待つ患者さんを少なくすることで、院内感染リスクの低下が期待できるでしょう。

無断キャンセルの減少

診察や予防接種などを予約したあとで急用が入った場合に、キャンセルの連絡が面倒になってしまい無断キャンセルをする患者さんもいらっしゃいます。診療予約システムを導入していれば、予約の変更やキャンセルがWeb上で簡単にできます。

人為的ミスの減少

紙ベースで予約管理を行っている場合には、スタッフのミスによるダブルブッキングや抜けもれなどが起こることがあります。しかし、診察予約システムで予約を一元的に管理すれば、人為的なミスが減ります。

診療予約システムを導入する際のポイント

診療予約システムには様々なものがあり、特徴や機能はそれぞれ異なります。人気ランキングなど参考になるものも見つからず、選び方にお悩みの方も多いでしょう。機能が多ければよいというものでもないため、導入する際には何をポイントに選べばよいのかわからなくなってしまいます。こちらでは、導入のポイントをご紹介いたします。

導入実績

導入実績を見れば、様々なことがわかります。どの程度支持されているシステムなのかおおむね見当がつきますし、導入している病院やクリニックの規模を確認することは、そのシステムが自社に合うかどうかを判断するポイントになります。診療予約システムの導入実績を掲載している公式サイトも多いため、ぜひ参考にしてください。

患者さんの利便性

どれほど高度な診療予約システムであっても、患者さんにとって使いにくいシステムだと敬遠されてしまいます。導入する際には、患者さんの目線でチェックする必要があります。特に高齢の患者さんが多いクリニックでは、使いにくいと混乱し、業務に支障をきたすおそれがあります。

簡単に使える

診療予約システムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。難しいシステムだと、スタッフの負担を増やしてしまいます。スタッフにも患者さんにも、簡単に使えるシステムであることが大切です。

診療予約システム導入時に確認する機能

診療予約システムを導入する際には、外せない機能や必要性を感じない機能など、機能についてきちんと確認することが大切です。患者さんに喜ばれる機能とは、どのような機能なのかを見てみましょう。

Web上で予約や変更が可能

ネット予約ができれば、いつでもどこにいても予約が可能です。24時間予約を受け付けるため、忙しい方でも空いている時間に予約ができます。予約だけでなく、予約の変更やキャンセルができるとより便利です。診察の予約のほか、予防接種や健康診断、がん検診など、予約ができる範囲も確認してください。

スマートフォンで順番が確認できる

自分の順番や待ち時間、診察開始予定時刻などを携帯電話やスマートフォンで確認できる機能が備わっていると、患者さんにとって非常に便利です。待ち時間が長くなりそうなときには外出することができ、待合室で待っている場合でもどれくらい待てばよいのかがわかるため、長く待たされる不満が軽減されることが期待できます。

診察時間のお知らせメール

あと10分など、診察時間が近づくとメールで知らせる機能があります。順番が確認できる機能と重複する部分もありますが、この機能があれば待合室以外の場所で待つことが可能です。

予約システムの違い

予約システムには、あらかじめ決められた時間に空きがあれば予約が取れるシステムと、時間制ではない予約システムがあります。時間制ではない予約の場合は、順番を待つことになります。どちらの予約システムを導入するのか、しっかりと確認しておきましょう。

診療予約システム導入時に役立つポイント

これまで紙ベースで予約を受け付けていたクリニックが、初めて診療予約システムを導入するというのは、不安が大きいでしょう。診療予約システムを導入するときに役立つポイントをご紹介いたします。

予約の管理

予約や患者さんの情報をはじめ、予約の変更やキャンセルも予約表に反映される診療予約システムで一括管理ができると便利です。シンプルな設計のシステムだと、患者さんも病院スタッフも皆が使いやすいです。充実した機能を謳ったシステムも多くありますが、初めて診療予約システムを導入する際は余計な機能は省き、必要な機能が備わったシステムをおすすめします。

お試し期間

病院やクリニックなど、規模によって合うシステムは異なります。診療予約システムには様々なタイプがあるため、お試し期間があれば安心です。6か月ほど試すことができれば、導入の可否を判断しやすくなるでしょう。使いやすいかどうか、病院やクリニックに合うシステムかを確認してください。お試し期間中は費用がかからないことが多いため、価格面の心配もありません。

導入が簡単

簡単に使いこなせることも重要なポイントです。導入してすぐに使いこなせることが理想です。

上記がシステムを導入するときに役立つポイントですが、導入するシステムは人気ランキングで選ぶことはできませんので、実際に診療予約システムを導入したクリニックの声も参考にすることをおすすめします。電話の予約が減ることで受付での対応がスムーズになりますし、24時間ネット予約ができれば日中に予約の連絡をすることが難しい方も病院やクリニックを利用しやすくなるはずです。